Diagnóstico — Gestão de Projetos

Identificação

Diagnóstico de
Gestão de Projetos

Formulário de Diagnóstico Operacional
Confidencial

Este formulário não tem respostas certas ou erradas. Quanto mais você descrever a realidade como ela é — e não como gostaria que fosse — mais preciso será o diagnóstico e mais útil será a consultoria. Reserve de 20 a 30 minutos para responder com cuidado.

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Eixo 1 de 4

Estrutura e Governança

Como os projetos são iniciados, aprovados e encerrados dentro da sua organização.

01Como um projeto começa na sua empresa? *

Alguém decide e distribui tarefas verbalmente

Há uma conversa de alinhamento, mas sem documento formal

Existe um processo definido com aprovação antes do início

Temos um documento de abertura (TAP ou similar) como padrão

02Antes de um projeto começar, os objetivos e critérios de sucesso são definidos? *

Não — o projeto começa e o objetivo vai ficando claro no caminho

O objetivo é definido, mas os critérios de sucesso nunca são discutidos

Objetivo e critérios são discutidos verbalmente, mas não documentados

Existe um registro formal do que define o sucesso do projeto

03Quando há vários projetos simultâneos, como se decide qual vem primeiro? *

Quem grita mais alto ou tem mais urgência vence

O gestor decide caso a caso, sem critério formal

Usamos uma lógica de priorização (esforço × impacto, prazo, cliente etc.)

Existe um comitê ou processo formal de priorização

04Com que frequência projetos são pausados ou cancelados depois de iniciados? *

Raramente — os projetos que começam costumam terminar

Às vezes — alguns ficam no meio do caminho sem encerramento formal

Com frequência — vários projetos ficam em aberto simultaneamente

É comum — a empresa inicia mais do que consegue concluir

05Quando uma entrega atrasa ou sai errada, é fácil identificar quem era o responsável? *

Raramente — as responsabilidades não são claras

Às vezes — depende do projeto ou da equipe

Na maioria dos casos sim

Sempre — cada entrega tem um responsável definido desde o início

06Existe algum processo para estimar prazo e esforço antes de um projeto começar? *

Não — os prazos são definidos por pressão ou achismo

O gestor estima com base na experiência, mas sem método

A equipe discute e estima junto, mas de forma informal

Usamos um processo estruturado de estimativa antes de comprometer datas

07Como os projetos são encerrados na sua empresa? *

Param quando a entrega acontece, sem processo formal

Há uma reunião de encerramento, mas sem registro

Existe um processo de encerramento com validação e registro

Temos encerramento formal com lições aprendidas documentadas

08Após um projeto terminar, os resultados são comparados com o que foi planejado? *

Nunca — o projeto encerra e a equipe já está no próximo

Às vezes, de forma informal

Na maioria dos projetos fazemos essa comparação

Sempre — é parte do processo de encerramento

09Quando prazo, escopo e custo entram em conflito, quem decide e como? *

Não há critério — vira impasse ou o gestor resolve no improviso

O gestor decide, mas sem processo claro

Existe uma lógica definida (ex.: prazo é inegociável, escopo pode flexibilizar)

Há um processo formal com análise de impacto antes da decisão

10Com que frequência o escopo de um projeto muda depois de já ter começado? *

Quase sempre — mudanças de escopo no meio do projeto são a regra

Com frequência — acontece na maioria dos projetos

Às vezes — em alguns projetos isso ocorre

Raramente — o escopo costuma ser estável após o início

Responda todas as perguntas obrigatórias antes de avançar.

Eixo 2 de 4

Visibilidade e Comunicação

Como o status dos projetos é acompanhado e comunicado — interna e externamente.

11Como a liderança acompanha o status dos projetos hoje? *

Perguntando diretamente para as pessoas

Por mensagens no WhatsApp ou e-mail

Em reuniões periódicas, mas sem padrão fixo

Por relatórios ou dashboards atualizados regularmente

12Com que frequência a liderança tem uma visão completa e atualizada de todos os projetos em andamento? *

Quase nunca — sempre há projetos que estão fora do radar

Às vezes — a visão é parcial ou defasada

Na maioria do tempo — faltam detalhes em alguns projetos

Sempre — existe um painel ou processo que garante essa visão

13Quais rituais de reunião existem na sua operação? *

Pode marcar mais de um.

Reunião diária rápida (daily)

Reunião semanal de acompanhamento

Reunião mensal de resultados

Reunião de planejamento de projetos

Nenhuma reunião com frequência definida

14Nessas reuniões, o que é discutido com mais frequência? *

Apagar incêndios e resolver problemas urgentes

Status de tarefas e atividades em andamento

Bloqueios, riscos e decisões necessárias

Resultados, metas e próximos passos estratégicos

15Quando um projeto atrasa, a informação chega a quem precisa decidir com qual rapidez? *

Raramente chega — a liderança costuma descobrir tarde

Chega, mas com atraso e de forma informal

Chega em alguns dias, dependendo do projeto

Chega rapidamente — existe um processo de escalada definido

16Quando há um bloqueio que impede o avanço de um projeto, o que acontece? *

O time para e espera alguém resolver — sem processo de escalada

A pessoa responsável tenta resolver sozinha, mesmo sem autoridade para isso

O gestor é acionado, mas sem um critério claro de quando isso deve acontecer

Existe um processo definido: quem aciona, em quanto tempo e como

17Clientes ou parceiros externos recebem atualizações sobre o andamento dos projetos? *

Não — atualizamos apenas quando há problema ou entrega

Às vezes, de forma reativa

Sim, mas sem padrão definido de frequência ou formato

Sim, existe uma cadência e formato estabelecidos

18Como os clientes costumam descobrir que algo deu errado em um projeto? *

Geralmente eles percebem antes de nós avisarmos

Avisamos quando o problema já está instalado

Comunicamos assim que identificamos o problema

Raramente algo chega ao cliente sem ter sido gerenciado antes

19O que acontece com o conhecimento gerado em projetos anteriores? *

Fica na cabeça das pessoas — não é registrado

Existe algum registro, mas ninguém consulta

Há documentação, mas espalhada e difícil de acessar

Temos um repositório organizado que a equipe usa de verdade

20Quando um colaborador sai da empresa, o que acontece com o conhecimento que ele carregava sobre os projetos? *

Se perde — a saída gera um rombo de informação

Parte é recuperada de forma emergencial antes da saída

Existe uma tentativa de passagem, mas sem processo formal

O conhecimento está documentado e não depende da pessoa

Responda todas as perguntas obrigatórias antes de avançar.

Eixo 3 de 4

Processos e Ferramentas

A infraestrutura operacional que sustenta — ou limita — a entrega dos seus projetos.

21Quais ferramentas a empresa usa para gestão de projetos hoje? *

Pode marcar mais de um.

WhatsApp / grupos de mensagem

Planilhas (Excel / Google Sheets)

E-mail

Trello / Asana / Monday / ClickUp ou similar

Jira / Notion / Confluence

Nenhuma ferramenta específica

Outra

22Há quanto tempo as ferramentas atuais estão sendo usadas? *

Menos de 6 meses

Entre 6 meses e 1 ano

Entre 1 e 3 anos

Mais de 3 anos

23Na prática, com que frequência essas ferramentas são usadas pela equipe? *

Quase ninguém usa de forma consistente

Algumas pessoas usam, outras não

A maioria usa, mas de formas diferentes

Toda a equipe usa com consistência e padrão

24O que melhor descreve o motivo pelo qual as ferramentas atuais não funcionam como deveriam? *

A equipe não foi treinada adequadamente para usá-las

As ferramentas não atendem as necessidades reais da operação

Falta de disciplina e cultura de uso

As ferramentas funcionam bem — não há problema aqui

25Como as tarefas são distribuídas entre a equipe? *

O gestor distribui verbalmente conforme vai surgindo

Por mensagem, sem registro formal

Em reunião, mas sem sistema de rastreamento

Através de uma ferramenta com atribuição, prazo e prioridade definidos

26É possível saber, em tempo real, quais tarefas cada membro da equipe está executando? *

Não — não temos essa visibilidade

Apenas se perguntar diretamente à pessoa

Em parte — algumas equipes ou projetos têm isso, outros não

Sim — existe um sistema que mostra isso com clareza

27Os processos da operação estão documentados? *

Não existem processos documentados

Existe alguma coisa, mas está desatualizada ou incompleta

Existem documentos, mas a equipe raramente os consulta

Existem processos documentados e a equipe os usa no dia a dia

28Quando um colaborador novo entra, como ele aprende a executar as atividades da função? *

Observando alguém fazer — sem material de apoio

Alguém explica verbalmente e vai tirando dúvidas conforme surgem

Existe algum material, mas o onboarding é inconsistente

Há um processo estruturado de integração com materiais e etapas definidas

29Qual ineficiência aparece com mais frequência nos projetos? *

Escolha até 2 opções.

Retrabalho por falta de alinhamento no início

Prazos perdidos sem aviso prévio

Falta de clareza sobre quem faz o quê

Informações espalhadas e difíceis de encontrar

Decisões que travam por falta de clareza sobre quem aprova

Outro

30Com que frequência a empresa investe em melhorar seus processos internos? *

Nunca — trabalhamos sempre do mesmo jeito

Raramente — só quando algo quebra de forma grave

Às vezes — quando surge uma oportunidade ou pressão externa

Regularmente — revisão de processos faz parte da rotina

Responda todas as perguntas obrigatórias antes de avançar.

Eixo 4 de 4

Cultura e Capacidade

O fator humano — mentalidade, autonomia e resistência à mudança na sua organização.

31Quando um prazo não é cumprido, o que normalmente acontece? *

Passa em branco — ninguém questiona formalmente

O gestor cobra, mas sem processo de análise da causa

Há uma conversa para entender o que aconteceu

Existe um processo de análise e registro para evitar repetição

32Os mesmos tipos de problema se repetem com frequência nos projetos? *

Sim — os mesmos erros aparecem repetidamente

Com alguma frequência — alguns problemas são recorrentes

Às vezes — eventualmente algo se repete

Raramente — problemas resolvidos tendem a não voltar

33A equipe resolve problemas e toma decisões do dia a dia sem precisar escalar ao gestor? *

Raramente — quase tudo passa pelo gestor

Em situações simples sim, mas qualquer coisa maior trava

Na maioria dos casos a equipe resolve sozinha

A equipe tem autonomia clara e definida por nível de decisão

34O gestor consegue se ausentar por alguns dias sem que a operação trave? *

Não — a ausência do gestor gera paralisia imediata

Parcialmente — pequenas decisões seguem, mas as médias param

Na maioria dos casos sim, com alguma perda de velocidade

Sim — a operação funciona de forma independente

35Quando um processo ou forma de trabalhar precisa mudar, como a equipe reage? *

Resistência clara — mudanças geram conflito ou são ignoradas

Aceitação passiva, mas sem engajamento real

Boa receptividade, mas adaptação lenta

A equipe abraça mudanças e se adapta com agilidade

36Como a equipe costuma reagir quando recebe um feedback sobre erro ou baixa performance? *

Com defensividade — a tendência é justificar ou culpar fatores externos

Com aceitação, mas sem ação concreta de melhoria

Com abertura, mas a mudança de comportamento é lenta

Com abertura e ação — o feedback gera mudança real e rápida

37A equipe entende por que cada projeto existe — qual problema ele resolve ou qual resultado gera? *

Não — a equipe executa tarefas sem visão do propósito

Alguns entendem, outros só executam

A maioria entende o contexto geral

Toda a equipe entende o impacto do seu trabalho no resultado do projeto

38As metas e resultados esperados da empresa são comunicados para a equipe? *

Não — a equipe não tem acesso a metas ou resultados do negócio

De forma vaga e esporádica

Sim, mas sem conexão clara com o trabalho de cada um

Sim — cada pessoa entende como seu trabalho conecta às metas da empresa

39Nos últimos 12 meses, a empresa perdeu colaboradores-chave? *

Sim, mais de 2 pessoas com conhecimento crítico

Sim, 1 ou 2 pessoas que fizeram falta

Houve saídas, mas sem grande impacto na operação

Não — o time está estável

40Na sua visão, qual é o principal obstáculo para entregar projetos no prazo e com qualidade? *

Responda todas as perguntas obrigatórias antes de avançar.

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Pergunta Final

O que precisa acontecer

A pergunta mais estratégica do formulário — e a que mais impacta a qualidade do diagnóstico.

—O que precisa acontecer para que a Consultoria tenha valido a pena para o seu negócio? *

Não escreva o que você acha que queremos ouvir. Escreva o que realmente importa para você e para o seu negócio.

Escreva sua resposta antes de continuar.

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